Prise en charge obligatoire des frais de transports publics des salariés
Un employeur doit prendre en charge une partie des frais de transports publics de ses salariés. Cela s'applique aux titres d'abonnement aux transports en commun et aux services publics de location de vélos utilisés par leurs salariés pour leurs trajets domicile-travail. Cette prise en charge est exonérée de cotisations sociales.
Une fiche portant sur la prise en charge facultative des frais de transports personnels des salariés est disponible ici.
Quels salariés bénéficient de la prise en charge des frais de transports ?
Bénéficiaires
La prise en charge des frais de transports publics doit bénéficier à l'ensemble des salariés de l'entreprise ayant des titres d'abonnement aux transports publics.
L'employeur doit prendre en charge 50 % du coût des titres d'abonnement de ses salariés qui utilisent les transports publics.
Les titres d'abonnement pris en charge sont les suivants :
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Abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité
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Abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite (automatique) à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ou par d'autres entreprises de transport public
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Cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite (automatique) à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF ou par d'autres entreprises de transport public
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Abonnements à un service public de location de vélos
À savoir
La prise en charge concerne l'ensemble des transports publics que doit prendre le salarié pour l'intégralité du trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Cela peut donc inclure plusieurs abonnements distincts, qui doivent tous être pris en charge.
Salariés à temps partiel
Les salariés à temps partiel bénéficient de cette prise en charge.
La prise en charge dépend de la durée de leur travail :
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Si la durée est supérieure à 50 % de la durée légale du travail hebdomadaire ou conventionnelle, la prise en charge des frais de transports publics doit s'appliquer comme pour un salarié à temps complet.
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Si la durée est inférieure à 50 % de la durée légale du travail hebdomadaire ou conventionnelle, la prise en charge de l'employeur doit être proportionnelle du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.
Exemple
Dans une entreprise où la durée du travail à temps complet est de 35 heures, un salarié travaille 7 heures par semaine.
Quel est le montant de la prise en charge des frais de transports publics ?
La prise en charge des frais de transports publics est au moins égale à 50 % du coût des titres d'abonnement pour le salarié.
La prise en charge par l'employeur est effectuée sur la base des tarifs de 2e classe.
Le salarié peut demander la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant d'accomplir le trajet de chez lui à son lieu de travail dans le temps le plus court.
Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet le plus court, la prise en charge est effectuée sur la base de l'abonnement qui permet strictement de faire le trajet le plus court.
La prise en charge des frais de transports publics peut être supérieure à 50 % du coût des titres d'abonnement pour le salarié.
Comment mettre en place la prise en charge des frais de transports publics ?
Mise en œuvre
La prise en charge des frais de transports publics est obligatoire.
L'employeur doit procéder au remboursement des titres achetés par les salariés au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés.
Les titres dont la période de validité est annuelle sont pris en charge mensuellement pendant la période d'utilisation.
Exemple : Pour un abonnement payé annuellement par le salarié d'un montant de 1 200 €, l'employeur doit rembourser mensuellement 50 €. Au total sur l'année, le remboursement sera de 600 €.
À noter
L'employeur peut refuser la prise en charge si le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son lieu de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % des frais de transports publics.
Formalités
Le salarié doit fournir ou présenter son titre d'abonnement visé par la prise en charge des frais de transports publics.
Pour être pris en charge, le titre doit permettre d'identifier le titulaire et être valide.
Pour les titres d'abonnement à un service public de location de vélos, une attestation sur l'honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement lorsque le titre d'abonnement ne comporte pas les nom et prénom du bénéficiaire.
Le montant de la prise en charge des frais de transports doit être mentionné sur la fiche de paie.
À savoir
Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l'honneur adressée à l'entreprise de travail temporaire suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos.
Possibilité d'accord collectif
Un accord collectif (accord d'entreprise, inter-entreprise ou de branche) peut apporter certaines modifications à la prise en charge des frais de transports publics. Il peut porter sur les éléments suivants :
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La preuve d'abonnement nécessaire pour bénéficier de la prise en charge : titre d'abonnement, attestation sur l'honneur, etc.
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Le montant de remboursement des frais de transport
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Les délais de remboursement. Ces délais doivent être au plus tard : la fin du mois suivant celui pour lequel les titres ont été validés
En absence d'accord collectif, l'employeur décide du montant de la prise en charge des frais de transports publics. Celui-ci doit être au moins égale à 50 % du coût des titres d'abonnement pour le salarié.
À savoir
En cas de changement concernant le remboursement des frais de transports publics, l'employeur doit avertir les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.
Cette prise en charge est-elle exonérée de cotisations sociales ?
La prise en charge des frais de transports publics est exonérée de cotisations sociales jusqu'au montant de 75 % du coût des titres d'abonnement pour le salarié.
Au-delà, l'exonération de cotisations sociales est portée à 100 % pour tous les salariés résidant dans la région dans laquelle ils travaillent. Pour les autres, l'éloignement entre leur domicile et leur lieu de travail doit être justifié comme ne relèvant pas de la convenance personnelle mais de contraintes familiales ou liées à l'emploi pour que l'exonération s'applique.
À noter
Pour le salarié qui en bénéficie, la prise en charge des frais de transports publics est exonérée d'impôts sur le revenu.
La prise en charge de ces frais est-elle cumulable avec d'autres aides ?
La prise en charge des frais de transports publics est cumulable avec le forfait mobilités durables.
Dans ce cas, le forfait mobilités durables est exonéré de cotisations sociales jusqu'à 800 € par an et par salarié. Ce montant est appliqué à la totalité des remboursements accordés au salarié dans le cadre du forfait mobilités durable et de son abonnement aux transports. Les frais de carburant sont exonérés de cotisations sociales jusqu'à 200 €.
Exemple
Un salarié bénéficie de la prise en charge de 50 % du montant de son abonnement aux transports en commun pour 610 € et du forfait mobilités durables à hauteur de 330 €.
Ce cas concerne par exemple les salariés devant au quotidien prendre un véhicule personnel pour se rendre à un arrêt desservi par les transports en commun, qu'ils empruntent ensuite jusqu'à leur lieu de travail.
À noter
Si la prise en charge des abonnements de transports publics dépasse 800 € par an par salarié, le forfait mobilités durables ne bénéfice d'aucune exonération de cotisations sociales.
Que se passe-t-il en l'absence de prise en charge ?
En l'absence de mise en place de la prise en charge des frais de transports publics, l'employeur risque une sanction. Il s'agit d'une amende de 750 € (personne physique) ou 3 750 € (personne morale).
